作/转载者： 孙强

　　IT工作者在软件开发或系统实施过程中都面临着极大的挑战！不论是自行开发或是外包进行，不论是在一地开发或者是跨国合作，都会衍生许多复杂的管理议题。因此如何利用电子化工具更好地进行有效的IT项目管理，早已成为IT人员在提高程序开发能力之外最重要的技能！
　　内容——IT项目管理的基础
　　在企业IT项目执行的生命周期（IT Project Execution Lifecycle）中，都要经历分析、设计、建置、测试、导入的五大阶段。而每个阶段在不同项目成员的通力合作与层层把关下，都会产生相应成果，如文件、程序代码、实施报告等。

　　举例来说，当程序设计人员完成了一个简单的网络程序，必须经过其他项目人员或主管的确认与许可后，才能上线让使用者测试，而当使用者测试无误后，才能够发布到网站上提供给所有经授权的使用对象。

　　在这个过程中，由于人工操作会造成延误、遗漏、反复、责任不清等情况，从而导致效率低下。特别是在发生需要修改的时候，更可能造成由于版本错误导致的资源浪费。因此，企业需要透过一个电子化的工具，建立一套标准化的流程，使得工作更加效率化。如此一来，不但可以避免以上问题发生，各项目的负责人也能够确切掌握文件或程序的审核状态，群策群力地促进项目进展。
　　内容密集型IT项目的强力支持
　　对于会产生大量内容的企业内部软件开发或系统实施项目，绝大部分企业还未采用相应的协同式文件管理工具。很多企业内部的IT项目仍基于以往的信息系统与知识基础，而这种传统的工作及管理方式，必然会造成经验无法分享、资源不能重复使用、项目成员沟通不善等情况，最终造成项目进展缓慢。

　　协同式文件管理系统可以获得所有文件管理的核心功能，例如开发、加载/取出、检阅、传送、核准与保存，甚至还要能够提供版本控制、检索及搜寻、安全监控、状态变更与新文件通告等重要的功能。

　　导入协同式文件管理系统可以对内容密集型IT项目提供有力保障。首先可以建立企业协同作业和文件管理的机制；其次，能够在产生会议记录及财务文件等敏感信息时，提供有效的法令保障。而通过核心业务流程自动化的实现，达到精简有效的目的。此外，还能增进企业与供应链上下游合作伙伴之间更紧密协作；让团队能够更快速有效地制定策略、解决问题、执行任务，达到更好的成果！
　　花旗银行成功案例
　　花旗银行平均每个月都有十余个IT项目，每个项目中大约都需要产生、签署约20至25份文件，并由许多企业内、外部的团队共同参与。在日常执行与管理上，遇到许多挑战。首先，没有建立项目文件的管理系统，增加了资料寻找与再利用的难度和成本，也导致了许多有价值文件的丢失。其次，许多项目文件都是纸本形式，又需要跨部门签署，往往造成了时间的浪费。此外，缺乏统一流程、标准与审核方法，从而导致项目执行效率低下。最终花旗银行决定导入Interwoven提供的解决方案。

　　系统上线启用后，花旗银行建立了一个虚拟的工作空间，项目相关人员能够集中地存放所有项目文件、模版、邮件、参考文件等，所有项目完整历程中的内容都能够被系统地有效分类与储存，查找便利，也使得之后的项目文件产生变得更加简单而快速。通过实施有效的文件管理，花旗银行大幅提高了生产力，平均每个项目成员每个月可以节约5个工作小时，由此每年成本减少了约近500万的支出。并且大大减少用于协调沟通的时间耗费，缩短了项目开发周期，从而有效地提升了企业生产力！